Hastanemizin Birim/Kurum Arşiv Hizmetlerinin 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun çerçevesinde hizmetlerini yürütmektedir.
Hastanemizin birimlerinde teşekkül eden belgelerin, arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin hizmetine sunarak geçmişi ve geleceği aydınlatmak, tüm personellerimizde arşiv ve arşivcilik bilincinin oluşturulmasını sağlamak.
Görev ve Sorumluluklar
1. Arşiv bölümünün etkili çalışmasını sağlayarak, zamanında ve doğru bir şekilde işleyişini sürdürmek.
2. Elinde bulundurduğu arşivlik malzemeyi her türlü zarardan korumak.
3. Hasta dosyalarını asli düzenleri içerisinde tasnif etmek. Dosyaların ne şekilde kabul edileceğini ve içerisinde nelerin bulunacağını yazılı olarak belirlemek.
4. Bilgisayar ortamında kayıt altına alınan işlemlerin belirlenmesi, dosyalama işlemlerinde standart dosya planını uygulamak.
5. Yatarak tedavi gören her hasta için sabit bir dosya numarası kullanmak.
6. Arşivi devamlı olarak gözetimi altında bulundurur. İlgisi olmayanlara dosya vermez.
7. Arşivin genel düzen ve temizliğini sağlar.
8. Birim arşivine teslim edilmek üzere gelen malzemelerin yönetmeliğe uygun olup olmadığını kontrol etmek, uygun olanları imza karşılığı teslim almak.
9. Teslim alınan malzemelerin kaydını tutmak, arşiv yönetmeliğine uygun olarak muhafazasını sağlamak.
10. Arşivlenmesi yönetmeliğe uygun olmayan dosyaların yönetmeliğe uygun hale getirilmesi için ilgili birime iade etmek.
11. Birim arşivinde beş yılını dolduran malzemeleri kurum arşivine devretmek.
12. Talep edilmesi halinde, arşivlik malzemeyi evrak istem formuna kaydederek imza karşılığı vermek, iadesini takip etmek.
13. Birim arşivi, arşiv yönetmeliğine uygun olarak yangın su baskını vb. durumlara karşı kontrol altında tutmak ve arşivin havalandırılmasının takibini ve temizliğini yapmak.
14. Amiri tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon, komite vb. çalışma gruplarında yer almak.
15. Birimin görev alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici Faaliyet' çalışmalarına katılmak.
16. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak.